Rozliczenie nadpłaty za media w przypadku rozwiązanej spółki cywilnej będącej najemcą

Pytanie: Umowa najmu lokalu użytkowego określa, że Najemca oprócz czynszu jest zobowiązany do ponoszenia wszelkich opłat związanych z użytkowaniem lokalu czyli tzw. mediów. Opłaty te wnoszone są przez Najemcę w postaci zaliczek miesięcznych na podstawie faktur VAT wystawionych przez Wynajmującego. Na koniec okresu rozliczeniowego (roku) na podstawie ustalonego faktycznego zużycia ustalona jest niedopłata lub nadpłata za zużycie mediów i wystawiana jest faktura korygująca dla Najemcy. Rozliczenie to następuje do końca marca następnego roku za poprzedni rok na podstawie informacji otrzymanej od Wspólnoty Mieszkaniowej. Rozliczenie mediów od Wspólnoty wynajmujący otrzymał w miesiącu kwietniu. Dnia 29 lutego nastąpiła zmiana najemcy lokalu i podpisana została umowa cesji pomiędzy byłym i nowym Najemcą na podstawie której nastąpiło przeniesienie ogółu praw i obowiązków na nowego Najemcę. Niestety nie jest możliwe wystawienie faktury korygującej z tytułu nadpłaty mediów dla byłego Najemcy, gdyż podmiot ten zlikwidował działalność (była to spółka cywilna). Jak w takiej sytuacji rozliczyć powstałą nadpłatę? Czy można zwrócić byłemu Najemcy nadpłatę na konto bankowe i dokonać korekty przychodu w swoich księgach rachunkowych? Czy można wystawić fakturę korygującą dla nowego Najemcy?

 

Odpowiedź: Odpowiedzi na pytania zależą od przyjęcia jednego ze stanowisk wskazanych w uzasadnieniu.

 

Uzasadnienie: Zasady wystawiania faktur korygujących określają przepisy art. 106j ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r., poz. 710 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u. Z przepisów tych nie wynika, aby likwidacja nabywcy (np. rozwiązanie spółki cywilnej będącej nabywcą) było przeszkodą w wystawieniu faktury korygującej. Uważam zatem, że – wbrew pozorom – w przedstawionej sytuacji powinniście Państwo wystawić fakturę korygującą na byłego Najemcę.

Co więcej, uważam, że możliwe jest przynajmniej częściowe rozliczenie przez Państwa tej faktury korygującej, tj. obniżenie na jej podstawie podstawy opodatkowania oraz podatku należnego. Co prawda warunkiem rozliczania przez sprzedawców tego typu faktur korygujących jest uzyskania potwierdzenia ich otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę (zob. art. 29a ust. 13 u.p.t.u.), lecz warunek ten nie dotyczy, między innymi, sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do u.p.t.u. (chodzi o usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody, z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, z odpadami, usługi zamiatania śmieci i usuwania śniegu oraz pozostałe usługi sanitarne) (zob. art. 29a ust. 15 pkt 3 u.p.t.u.).

Odmienne stanowisko w tej kwestii reprezentują organy podatkowe. Tytułem przykładu wskazać można interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 marca 2012 r. (ILPP2/443-1551/11-7/SJ). Czytamy w niej, że „z uwagi na fakt, że Spółka w miesiącu lutym 2011 r. była w posiadaniu informacji, iż kontrahent na którego zamierza wystawić faktury korekty z końcem 2010 r. zakończył swoją działalność, to Wnioskodawca nie mógł wystawić faktur korygujących na podmiot nieistniejący, bowiem wystawiona faktura korekta nie zawiera wszystkich danych, o których mowa w § 5 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. [obecnie są to przepisy art. 106j u.p.t.u. – przyp. aut.]. Tym samym faktury te nie rodzą żadnych skutków podatkowych po stronie Wnioskodawcy”.

A zatem sposób postępowania zależy od przyjęcia jednego z powyższych stanowisk. I tak według mnie w przedstawionej sytuacji powinna zostać wystawiona faktura korygująca na byłego Najemcę, tj. na rozwiązaną spółkę cywilną, która to faktura korygująca powinna zostać przekazana byłym wspólnikom tej spółki. Uważam również, że na podstawie tej faktury korygującej możecie Państwo obniżyć podstawę opodatkowania oraz podatek należny (w zakresie w jakim dotyczy ona sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do u.p.t.u.), jak również zmniejszyć przychód.

Natomiast w świetle przytoczonej interpretacji nie powinniście Państwo wystawiać faktury korygującej na byłego Najemcę. Faktury takiej nie możecie Państwo również wystawić na nowego Najemcę, gdyż nie jest on następcą podatkowym byłego Najemcy.

Niezależnie zatem od scenariusza, zwrot nadpłaty nowemu Najemcy (do otrzymania której jest on na podstawie umowy cesji uprawniony) powinien zostać dokonany bez wystawiania takiej faktury korygującej. W celu udokumentowania tego zwrotu powinien zostać wystawiony inny dokument księgowy, np. nota uznaniowa. Dokument taki – w przypadku przyjęcia stanowiska zaprezentowanego w przytoczonej interpretacji – stanowiłby również podstawę do zmniejszenia Państwa przychodu.

 

Tomasz Krywan, doradca podatkowy

 

Odpowiedź udzielona w dniu 16 czerwca 2016 r. dla: 

zamów aktualizację odpowiedzi