Rozliczenie odpłatnego udostępniania pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych

Pytanie: Jak należy opodatkować odpłatne używanie samochodu osobowego przez pracownika. Pracownik raz na kwartał zgodnie z indywidualną umową płaci ryczałt w wysokości równej ilość dni użytkowania razy 400/30 (zgodnie z ustawą o podatku PIT). Ryczałt wpłaca do kasy gotówką lub jest potrącany z przysługującego wynagrodzenia. Czy pracownikowi należy wystawić fakturę i na jaką kwotę? Czy zapłacony ryczałt ma być potraktowany jako kwota brutto, czy od tej kwoty należy odprowadzić podatek VAT? Np. wyliczony ryczałt za I kwartał 2015 roku wynosi 440 zł (33 dni użytkowania x 400/30). Ryczałt został uregulowany gotówką do kasy 15 kwietnia 2015 r. Kiedy powstanie obowiązek podatkowy? Czy firma musi wystawić fakturę i na jaką kwotę: 440 zł plus VAT 23%, czy kwotę 440,00 potraktować jako brutto. Może wystarczy faktura wewnętrzna?

 

Odpowiedź: Odpłatne udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych podlega opodatkowaniu podatkiem VAT jako odpłatne świadczenie usług. O ile pracodawcy nie korzystają ze zwolnienia od podatku VAT, świadczenie tych usług jest opodatkowane podatkiem VAT według stawki 23%. Wystawienie pracownikowi faktury nie jest w przedstawionej sytuacji konieczne, chyba że zażąda on wystawienia faktury. Pobierana w przedstawionej sytuacji kwota wynagrodzenia za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych jest kwotą brutto, a więc zawiera w sobie kwotę podatku VAT. Obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia na rzecz pracownika usługi udostępnienia samochodu na cele prywatne w I kwartale 2015 r. powstał  w przedstawionej sytuacji w dniu 31 marca 2015 r. Szczegóły znajdują się w uzasadnieniu.

 

Uzasadnienie: Opodatkowaniu podatkiem VAT podlega, między innymi, odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju (zob. art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054 z późn. zm. – dalej u.p.t.u.), tj. każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 u.p.t.u. (zob. art. 8 ust. 1 u.p.t.u.).

W świetle tych przepisów odpłatne udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych podlega opodatkowaniu podatkiem VAT jako odpłatne świadczenie usług. O ile pracodawcy nie korzystają ze zwolnienia od podatku VAT, świadczenie tych usług jest opodatkowane podatkiem VAT według stawki 23%.

Nie oznacza to, że świadczenie takich usług koniecznie trzeba dokumentować fakturami. W przypadku bowiem sprzedaży na rzecz osób prywatnych (w tym pracowników) faktury trzeba bowiem wystawiać tylko na ich żądanie (zob. art. 106b ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 106b ust. 3 pkt 1 u.p.t.u.). Jeżeli zatem pracownik, któremu udostępniany jest samochód, nie żąda wystawienia faktury, faktury takiej nie trzeba wystawiać. Nie jest również konieczne wystawianie w takim przypadku paragonu (ze względu na zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obejmujące, między innymi, świadczenie usług na rzecz pracowników – zob. § 2 ust. 1 w zw. z poz. 35 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących - Dz. U. poz. 1544) ani żadnego innego dokumentu, w tym faktury wewnętrznej (na marginesie należy przypomnieć, że obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. przepisy nie przewidują wystawiania faktur wewnętrznych). Jest zatem jak najbardziej możliwe, aby w przedstawionej sytuacji podatek VAT z tytułu świadczenia dla pracownika usługi udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych rozliczany był bez wystawienia żadnego dokumentu, w tym faktury.

Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że pobierana w przedstawionej sytuacji kwota wynagrodzenia za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych jest kwotą brutto, a więc zawiera już kwotę podatku VAT. Z kolei obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia tej usługi powstaje:

  1. z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty – w zakresie w jakim zapłata ta jest otrzymywana przez pracodawcę przed dniem wykonania usługi (zob. art. 19a ust. 8 u.p.t.u.),
  2. z chwilą wykonania usługi – w pozostałym zakresie (zob. art. 19a ust. 1 u.p.t.u.).

Wskazać przy tym należy, że art. 19a ust. 3 zdanie pierwsze u.p.t.u. stanowi, iż usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. W przedstawionej sytuacji – jak wynika z treści pytania – okresem rozliczeniowym jest kwartał kalendarzowy. A zatem – skoro kwota wynagrodzenia (ryczałtu) za I kwartał 2015 r. została otrzymana w dniu 15 kwietnia 2015 r. – obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia na rzecz pracownika usługi udostępnienia samochodu na cele prywatne w I kwartale 2015 r. powstał w dniu 31 marca 2015 r.

 

Tomasz Krywan

doradca podatkowy online

 

Odpowiedź udzielona w dniu 29 kwietnia 2015 r. dla:

 

zamów aktualizację odpowiedzi