Przechowywanie faktur kosztowych

1. Stan faktyczny

Czy należy kolekcjonować faktury kosztowe w ww. przypadku? Czy można wystawiać tylko faktury sprzedaży, a nie posiadać w ogóle udokumentowanych kosztów? Jeżeli np. limit na ryczałcie wynosi 150.000 zł to można wystawić faktury sprzedażowe na taką kwotę i w ogóle nie posiadać faktur kosztowych lub posiadać faktury kosztowe bezpośrednio niezwiązane z wykonaniem danej usługi np. za paliwo czy papier do ksero itp. Dodam, że chodzi przede wszystkim o faktury sprzedaży w zakresie usług budowlanych, ale także inne rodzaje działalności.

 

2. Podstawa prawna

  • ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r., poz. 2032 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.,
  • art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r., poz. 2180 z późn. zm.) – u.z.p.d.
  • art. 112 i 113 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r., poz. 710 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u.

 

3. Ocena prawna (aktualna na dzień 27 grudnia 2016 r.)

Z punktu widzenia obowiązku przechowywania faktur kosztowych podatników uzyskujących przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej podzielić należy na trzy grupy. Są to:

  1. podatnicy korzystający z opodatkowania na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub w formie podatku liniowego – podatnicy tacy obowiązani są przechowywać te faktury kosztowe, na których podstawie rozpoznają koszty uzyskania przychodów; innych faktur kosztowych podatnicy ci nie są obowiązani przechowywać,
  2. podatnicy korzystający z opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – podatnicy tacy obowiązani są przechowywać faktury (oraz inne dowody księgowe) dokumentujące zakupy towarów handlowych, surowców oraz materiałów podstawowych (zob. art. 15 ust. 1 w zw. z art. 4 ust. 1 pkt 5 u.z.p.d.),
  3. podatnicy korzystający z opodatkowania w formie karty podatkowej – podatnicy tacy nie są obowiązani przechowywać faktur kosztowych.

Pytanie zdaje się dotyczyć podatnika korzystającego z opodatkowania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (zdaje się, gdyż limit przychodów uprawniających do opodatkowania w tej formie wynosi nie 150.000 zł, lecz do końca 2016 r. równowartość 150.000 euro, zaś od 1 stycznia 2017 r. – równowartość 250.000 euro; zob. art. 6 ust. 4 u.z.p.d.). Oznaczałoby to, że podatnik ten jest obowiązany przechowywać faktury kosztowe dokumentujące zakupy:

  1. towarów handlowych, czyli towarów (wyrobów) zakupionych w celu dalszej odprzedaży, w stanie nieprzetworzonym (zob. art. 4 ust. 1 pkt 5 lit. a u.z.p.d.),
  2. surowców i materiałów podstawowych, czyli materiałów, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone, z tym że za surowce i materiały podstawowe nie uważa się paliw i olejów zużywanych w transporcie (zob. art. 4 ust. 1 pkt 5 lit. b u.z.p.d.).

Ponadto – zważywszy, że podatnicy korzystający z opodatkowania w tej formie obowiązani są prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia – uznać należy, że w omawianym przypadku podatnik obowiązany byłby również przechowywać faktury dokumentujące zakupy środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia.

Gdyby jednak chodziło o podatnika korzystającego z opodatkowania na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub w formie podatku liniowego wyjaśnić pragnę, że nie ma przeszkód, aby podatnik taki nie rozpoznawał kosztów uzyskania przychodów. W takim przypadku nie musiałby on przechowywać faktur kosztowych, jak również przechowywać tylko te faktury, które dokumentują rozpoznane przez podatnika koszty uzyskania przychodów (w tym faktury kosztowe dokumentujące koszty pośrednio związane ze świadczeniem usług, np. faktury dokumentujące wydatki na paliwo czy papier do ksero). Jednakże – analogicznie jak w przypadku korzystania z opodatkowania w formie ryczałtu – konieczne w takim przypadku byłoby przechowywanie faktur dokumentujących zakupy środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia.

Bezwzględny obowiązek przechowywania faktur kosztowych nie wynika również z przepisów VAT. W świetle tych przepisów podatnicy muszą przechowywać tylko te faktury kosztowe, na których podstawie odliczają kwoty podatku VAT. Oznacza to, między innymi, że podatnicy korzystający z tzw. zwolnienia podmiotowego (limit tego zwolnienia do końca 2016 r. wynosi wspomniane w treści pytania 150.000 zł; od 1 stycznia 2017 r. limit tego zwolnienia wynosić będzie 200.000 zł – zob. art. 113 ust. 1 u.p.t.u.) nie muszą przechowywać faktur kosztowych (gdyż nie odliczają na ich podstawie kwot podatku naliczonego).

Tomasz Krywan

doradca podatkowy

zamów aktualizację porady