22 marca 2026 08:55
Od 1 lutego 2026 r. obowiązkiem podatników jest wskazywanie w ewidencji VAT oraz części ewidencyjnej pliku JPK_VAT (począwszy od pliku JPK_VAT przesyłanego za luty 2026 r.) numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) lub oznaczenia wskazującego na brak numeru KSeF – OFF, BFK oraz DI. Z punktu widzenia tego obowiązku wszelkie dokumenty dzielą się na cztery grupy.
Pierwszą grupę stanowią faktury, które na dzień przesłania pliku JPK_VAT mają nadany numer w KSeF. W przypadku takich faktur w ewidencji VAT oraz w polu NrKSeF części ewidencyjnej pliku JPK_VAT wskazywany jest numer identyfikujący daną fakturę w KSeF. Jak przy tym czytamy w Broszurze informacyjnej dot. struktury JPK_VAT z deklaracją (dalej nazywanej Broszurą), „podanie numeru KSeF ma zastosowanie do wszystkich trybów wystawiania faktur (offline24, awaria, niedostępność systemu), jeśli z chwilą złożenia JPK_VAT z deklaracją faktury te zostały przesłane do KSeF i posiadają numer identyfikujący je w KSeF”.
Drugą grupę stanowią faktury, o których mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT (tj. faktury wystawione w formie elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej w okresie trwania „zwykłej” awarii KSeF), które na dzień przesłania pliku JPK_VAT nie posiadają jeszcze numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Faktury takie należy wykazywać w ewidencji VAT oraz w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT z oznaczeniem OFF. Przy czym – jak czytamy w Broszurze informacyjnej dot. struktury JPK_VAT z deklaracją – „podatnik nie ma obowiązku dokonania korekty ewidencji JPK_VAT po uzyskaniu numeru KSeF”.
Trzecią grupę stanowią „zwykłe” faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (np. faktury wystawione konsumentom, faktury wystawione przed objęciem podatnika obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF czy faktury wystawiane w okresie trwania całkowitej awarii KSeF). Faktury takie powinny być wykazywane ewidencji VAT oraz w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT z oznaczeniem BFK.
Czwartą grupę stanowią pozostałe dokumenty, które wykazywane są w ewidencji VAT oraz w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT z oznaczeniem DI. Jak czytamy w Broszurze, oznaczenie to „dotyczy dowodu innego niż faktura, dla której istnieje obowiązek wystawienia za pośrednictwem KSeF. Będą to dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF i BFK oraz faktury wystawione w trybie offline24 (art. 106nda ustawy) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają nadanego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF”. Przy czym – jak czytamy dalej – „w przypadku ujęcia w ewidencji faktury wystawionej w trybie offline24 (art. 106nda ustawy) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy), dla której zastosowano w ewidencji oznaczenie DI – po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować zastosowane oznaczenie poprzez wprowadzenie nadanego numeru KSeF”.