Zakup i przekazanie próbek

Pytanie: Spółka z o.o. kupuje towary i sprzedaje kontrahentom. Czy może kupić towar i zrobić z niego próbkę, którą będzie można przekazywać kontrahentom jako próbka towaru? Czy spółka będzie mogła odliczyć VAT naliczony od zakupu towaru? Czy spółka będzie musiała od przekazanej próbki naliczyć VAT należny? Czy próbka to jedna sztuka ? Jak powinna zostać oznakowana taka próbka? Czy spółka żeby przekazywać próbki musi je sama wyprodukować, czy może kupić towar i przeznaczyć go na próbkę po odpowiednim oznakowaniu?

Odpowiedź: Nie ma przeszkód, aby spółka kupowała czy wytarzała towary i przeznaczała je na próbki dla kontrahentów. Szczegóły oraz odpowiedzi na pozostałe pytania znajdują się w uzasadnieniu.

Uzasadnienie: W pierwszej kolejności pragnę wyjaśnić, że z punktu widzenia przepisów VAT nie ma przeszkód, aby spółka kupowała czy wytarzała towary i przeznaczała je na próbki dla kontrahentów. W przypadkach takich – zakładając, że sprzedaż towarów, których próbki są przekazywane, jest opodatkowana – spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabywaniu czy wytwarzaniu przekazywanych jako próbki towarów (bez żadnych dodatkowych warunków).

Przekazywanie kontrahentom takich próbek nie musi przy tym podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT. Jak bowiem stanowi art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u., przepisu art. 7 ust. 2 u.p.t.u. (tj. przepisu przewidującego opodatkowanie nieodpłatnych dostaw towarów) nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Pojęcie próbki na użytek tego przepisu definiuje art. 7 ust. 7 u.p.t.u. stanowiący, że przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

1. ma na celu promocję tego towaru oraz
2. nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

W świetle tego przepisu próbką może być zarówno jeden egzemplarz towaru, jak również jego niewielka ilość. Niekoniecznie zatem próbka w rozumieniu art. 7 ust. 3 u.p.t.u. to jedna sztuka towaru (chociaż najczęściej tak jest).

Warunkiem uznania towaru za próbkę w rozumieniu art. 7 ust. 3 u.p.t.u. jest przy tym, aby towar ten był identyfikowalny jako próbka. Z przepisów nie wynika przy tym sposób w jaki podatnicy powinni zapewniać identyfikowalność towaru lub jego niewielkiej ilości jako próbki. Nie ulega jednak wątpliwości, że najprostszym sposobem jest oznaczanie opakowań próbek odpowiednimi napisami, np. napisem „PRÓBKA”. Towary oznaczone takimi napisami są niewątpliwie identyfikowalne jako próbka, a więc ich nieodpłatne przekazywanie może nie podlegać opodatkowaniu na podstawie art. 7 ust. 3 u.p.t.u.

Nie jest to jednak oczywiście jedyny sposób. Za dopuszczalny uznać należy każdy sposób umożliwiający rozróżnienie towaru handlowego od egzemplarza przeznaczonego do oceny jego cech i właściwości, np. zastosowanie znacznie mniejszych opakowań niż stosowane w przypadku towarów handlowych.

Na zakończenie wyjaśnić pragnę, że z punktu widzenia uznania towarów za próbki w rozumieniu art. 7 ust. 3 u.p.t.u. nie ma znaczenia czy spółka wyprodukuje towary na próbki czy je kupi. W obu przypadkach – jeżeli spełnione są wskazane powyżej warunki – towary stanowią próbki, których przekazanie na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT (bez utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu lub wytworzeniu tych towarów).

Tomasz Krywan, doradca podatkowy

Odpowiedź udzielona w dniu 17 kwietnia 2015 r. dla: