Obciążanie kontrahenta kosztami noclegów

Pytanie: Firma jednosobowa świadczy usługi pośrednictwa handlowego, za swoje usługi wystawia faktury vat ze stawką 23%. W związku z tym, że działalnośc opiera się na częstych wyjazdach podatnik korzysta z usług hotelowych i za te usłgu pobiera fakturę ze stawką 8%. Firma dla której pracuje przedsiębiorca zobligowała się do zwrotu kosztów za usługi noclegowe, przedsiębiorca ma wystawić refakturę na usługi noclegowe. Watpliwość stanowi stawka VAT i podstawa opodatkowania. Podatnik nie ma prawa odliczyć VAT od tej faktury, czy podstawą opodatkowania w tym przypadku jest cała kwota brutto ? Jaką stawkę VAT należy zastosować?

Odpowiedź: Zwracane podatnikowi koszty noclegów stanowią element podstawy opodatkowania świadczonych przez niego usług, a więc są opodatkowane podatkiem VAT według stawki 23%. Szczegóły oraz odpowiedź na pytanie o podstawę opodatkowania znajdują się w uzasadnieniu.

Uzasadnienie: Podstawą opodatkowania VAT jest, co do zasady, wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej (zob. art. 29a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054 z późn. zm. - dalej u.p.t.u.). Jak jednocześnie stanowi art. 29a ust. 6 pkt 2 u.p.t.u., podstawa opodatkowania obejmuje koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.

Mając to na uwadze zauważyć należy, że często się zdarza, że zawierane przez podatników umowy przewidują, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, zwrot określonych kosztów (np. zwrot kosztów noclegów). W świetle przytoczonych przepisów koszty takie stanowią element podstawy opodatkowania dostawy towarów lub świadczenia usługi, której dotyczą. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 2 marca 2015 r. (IBPP2/443-1208/14/ICz), w której czytamy, że „poniesione koszty dojazdów (…) stanowią jeden z elementów kalkulacyjnych otrzymanego wynagrodzenia – zapłaty (część odpłatności za usługę). Koszty te składają się na całość zapłaty od nabywcy usługi na równi z wypłacanym wynagrodzeniem. Poniesione wydatki stanowią element rachunku kosztów, zmierzających do ustalenia kwoty odpłatności za wykonywaną usługę. Stanowią więc element zapłaty w rozumieniu powołanego wyżej art. 29a ust. 1 ustawy, podlegający opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług”.

Powyższe oznacza, że zwracane podatnikowi koszty noclegów stanowią element podstawy opodatkowania świadczonych przez podatnika usług, a więc opodatkowane są VAT według stawki 23% właściwej dla tych usług. Najbardziej poprawnym sposobem obciążania kontrahenta kosztami tymi noclegów jest uwzględnianie tych kwot w cenie netto świadczonych przez podatnika usług pośrednictwa handlowego. Mniej poprawne (choć powszechnie praktykowane) jest wykazywanie tych kwot jako osobnych pozycji na fakturze (a jeszcze mniej poprawne jest dokumentowanie ich osobnymi fakturami).

Niezależnie od scenariusza, nie dochodzi w przedstawionej sytuacji do odsprzedaży usług noclegowych. Nazywanie obciążania kontrahenta kosztami noclegów refakturowaniem nie jest w związku z tym w przedstawionej sytuacji prawidłowe, jak również nie wchodzi w grę stosowanie obniżonej stawki 8% właściwej dla usług noclegowych.

Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że wyłącznie od podatnika oraz jego kontrahenta zależy jakimi kwotami podatnik będzie obciążał tego kontrahenta kosztami noclegów. Mogą to być kwoty noclegów netto, brutto czy dowolne inne kwoty.

Tomasz Krywan, doradca podatkowy

Odpowiedź udzielona w dniu 22 maja 2015 r. dla: