Usługi noclegowe a kasa fiskalna

Pytanie: Prowadzę działalność gospodarczą świadcząć usługi noclegowe. Posiadam kasę fiskalną i mam problem z wystawianiem paragonów kiedy i komu i czy ma znaczenie fakt wystawienia faktury bądż na osobę fizyczną bądż na prowadzących działaność czyli firmę. Kiedy jest bezwględny obowiązek wystawienia paragonu i jaka powinna być data jęśli otrzymuję zaliczki na konto bankowe?

Odpowiedź: Z punktu widzenia obowiązku wystawiania paragonów świadczone przez Pana usługi noclegowe podzielić należy na trzy grupy.

Uzasadnienie: Sprzedaż (dostawy towarów oraz świadczenie usług) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (do których zalicza się również osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które zakupów dokonują „prywatnie”) oraz rolników ryczałtowych (dalej nazywanych osobami prywatnymi) podlega, co do zasady, ewidencjonowaniu za pomocą kas rejestrujących (zob. art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm. – dalej u.p.t.u.). A contrario – sprzedaż na rzecz podmiotów innych niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz rolnicy ryczałtowi nie podlega obowiązkowi ewidencjonowania.

Jednocześnie wskazać należy, że istnieją zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, które w 2017 r. określa rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 2177) – dalej r.z.e. Rozporządzenie to nie przewiduje ogólnego zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania ze względu na udokumentowanie sprzedaży fakturą. Rozporządzenie to przewiduje natomiast zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obejmujące świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła (zob. § 2 ust. 1 w zw. z poz. 39 załącznika do r.z.e.).

W konsekwencji z punktu widzenia obowiązku wystawiania paragonów świadczone przez Pana usługi noclegowe podzielić należy na:

• usługi świadczone na rzecz podmiotów innych niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz rolnicy ryczałtowi (tego typu usługi są najczęściej dokumentowane fakturami wystawianymi „na firmę”) – takich usług nie musi Pan dokumentować paragonami,
• usługi świadczone na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które zakupów dokonują „prywatnie”) oraz rolników ryczałtowych (tego typu usługi są najczęściej dokumentowane fakturami wystawianymi „na osobę prywatną”), jeżeli spełnione są warunki wskazanego powyżej zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania – takich usług również nie musi Pan dokumentować paragonami (także jeżeli dana usługa nie została udokumentowana fakturą),
• usługi świadczone na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które zakupów dokonują „prywatnie”) oraz rolników ryczałtowych (tego typu usługi są najczęściej dokumentowane fakturami wystawianymi „na osobę prywatną”), jeżeli nie są spełnione warunki wskazanego powyżej zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania – takie usługi musi Pan dokumentować paragonami (także jeżeli dana usługa udokumentowana również została fakturą).

Wyjaśnić jednocześnie pragnę, że - zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363) - otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania. W świetle tego przepisu zaliczki należy ewidencjonować z chwilą ich otrzymania. Nie jest to zasada bezwzględnie obowiązująca, gdyż o wpływie zaliczek na rachunek bankowy podatnicy dowiadują się zawsze z mniejszym lub większym opóźnieniem. Opóźnienie to czasem wynosi nawet kilkadziesiąt dni (w przypadku podatników dowiadujących się o otrzymywanych wpłatach z chwilą otrzymania papierowego wyciągu).

Uznaje się, że w przypadkach takich sprzedaż należy ewidencjonować za pomocą kasy rejestrującej z chwilą uzyskania informacji o otrzymanej wpłacie. Czynności tej powinno towarzyszyć dokonanie stosownych zapisów w tzw. zeszycie korekt (z zapisów tych wynikać powinno, że zaewidencjonowana czynność stanowi sprzedaż, dla której obowiązek podatkowy powstał wcześniej, np. poprzedniego dnia). Wnioski te potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 9 stycznia 2008 r. (sygn. IBPP1/443-338/07/AS), interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 października 2009 r. (IPPP2/443-967/09-2/ASZ) czy interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 28 grudnia 2012 r. (ITPP1/443-1208a/12/AJ). Jak czytamy w ostatniej z tych interpretacji, „uwzględniając fakt, iż o dokonanych wpłatach Wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą pozyskania informacji z banku (z chwilą otrzymania wyciągu), należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty, dokonanej przez klienta na rachunek bankowy w dniu, w którym podatnik pozyskał taką informację z banku, również wtedy gdy sytuacja taka ma miejsce na przełomie miesiąca rozliczeniowego”.

Tomasz Krywan

doradca podatkowy online

Porada podatkowa opracowana w dniu 13 września 2017 r. dla: