Koszt wynajęcia mieszkania jako koszt podróży służbowej

Pytanie: Podatnik ma firmę - świadczenie usług public relations. Siedzibę firmy ma w miejscowości X. Ostatnio świadczy usługę dla firmy w miejscowości Y. Żeby ja dobrze wykonywać musi być w siedzibie firmy, dla której świadczy usługę. W tym celu podatnik wynajął mieszkanie w miejscowości Y. Nie zgłosił tego mieszkania w CEIDG jako miejsca wykonywania działalności gospodarczej, bo praktycznie tam tylko nocuje. W umowie najmu jest zapis, że mieszkanie jest wynajęte na potrzeby realizowania wyjazdów służbowych. Czy podatnik może bez przeszkód wliczać w koszty swojej działalności opłaty za najem tego mieszkania? Czy może to robić na podstawie potwierdzenia przelewu? Czy w przedstawionej sytuacji podatnik może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów diety z tytułu podróży służbowych?

Odpowiedź: W przedstawionej sytuacji może Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej zarówno koszty wynajmu mieszkania, jak i diety. Szczegóły znajdują się w uzasadnieniu.

Uzasadnienie: Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm. - dalej u.p.d.o.f.). Zdarza się przy tym czasem, że osiąganie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej wymaga od przedsiębiorców pobytu za granicą. W przypadkach takich koszty pobytu za granicą, w tym koszty zagranicznych noclegów, stanowią koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów. Nie ma jednocześnie wśród przepisów art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. przepisu wyłączającego możliwość zaliczania kosztów podróży przedsiębiorców do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodzić się przy tym należy z Dyrektorem Izby Skarbowej w Bydgoszczy, który w interpretacji indywidualnej z dnia 7 listopada 2013 r. (ITPB1/415-910/13/KK) wyjaśnił, że „zasadniczą przesłanką decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy, zarówno w kraju, jak i poza jego granicami”. Nie ulega zatem wątpliwości, że wskazane w pytaniu wyjazdy stanowią dla Pana podróże służbowe.

Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że możliwe jest zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na wynajem mieszkań w miejscach, do których odbywają się podróże służbowe przedsiębiorców. Potwierdził to Minister Finansów w stanowiącym zmianę interpretacji indywidualnej piśmie z dnia 4 kwietnia 2011 r. (DD9/DD2/033/126/KBF/KZU/08/PK-972), które dotyczyło wnioskodawczyni odbywającej w ciągu roku kilka lub kilkanaście trwających po kilka dni lub tygodniu podróży służbowych do Belgii (łącznie ponad pół roku). W piśmie tym czytamy, że „odnosząc się do kwestii możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z najmem mieszkania w B. należy mieć na uwadze przepis art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Zatem tego rodzaju wydatki, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania, mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych prowadzonej działalności gospodarczej, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu”.

A zatem nie ma przeszkód, aby w przedstawionej sytuacji podatnik zaliczał do kosztów uzyskania koszty wynajmu mieszkania. Najlepiej by było, aby czynił to Pan na podstawie faktury lub innego dokumentu zawierającego dane określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r., poz. 1037). Możliwe jest jednak według także księgowanie tych kosztów na podstawie zawartej umowy oraz dowodów zapłaty, np. potwierdzeń dokonania przelewu.

Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 u.p.d.o.f. prowadzące działalność gospodarczą osoby fizyczne mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów diety (do wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz. U. poz. 167). Nie ulega wątpliwości, że w oparciu o ten przepis z tytułu podróży służbowych, o których mowa, może Pan zaliczać diety do kosztów uzyskania przychodów.

Odpowiedź udzielona w dniu 31 marca 2015 r. dla: